Kommunikation

Kommunikation mit dem SIS-KEOPS Office-Manager

Was nützen die beste Adress-, Termin- und Aufgabenverwaltung, wenn die Kommunikation innerhalb und ausserhalb des Unternehmens nicht optimal eingebunden ist.

Deshalb sind im SIS-KEOPS Office-Manager verschiedene Kommunikationskanäle integriert, die sich perfekt in den Arbeitsablauf einfügen. Neben der externen wird vor allem auch der internen Kommunikation stark Rechnung getragen.

Unter den folgenden Punkten

  • Schriftverkehr
  • Seriendokumente
  • E-Mail

finden Sie nähere Infos dazu.

Schriftverkehr

Unzählige Schriftstücke werden täglich zwischen Unternehmen bzw. unternehmensintern ausgetauscht. Waren früher Briefe und Faxe die einzigen Kommunikationsmöglichkeiten, findet die Kommunikation heutzutage größtenteils über virtuelle Dokumente und via E-Mail statt. Nach wie vor werden aber auch auf herkömmlichem Wege ausgedruckte Briefe versendet.

Schriftverkehr mit dem SIS-KEOPS Office-Manager

Um dieser gemischten Anforderung gerecht zu werden, sind im KEOPS Office-Manager alle möglichen Arten von Kommunikation integriert. Der Vorgang ist einfach und kurz

  1. Wählen Sie die Zieladresse im Adressfenster aus
  2. Klicken Sie auf ‚Office‘ – ‚Neu: Mail, Word, Excel‘
  3. Geben Sie den Betreff ein
  4. Wählen Sie die gewünschte Kontaktperson aus
  5. Entscheiden Sie, ob Sie ein Mail oder Word-/Excel-Dokument versenden wollen
    • E-Mail:
      • Verfassen Sie die E-Mail
      • Hängen Sie evtl. Anlagen dazu (diese können Sie automatisch in ein ZIP-File packen lassen
      • Senden Sie die E-Mail ab
    • Word / Excel:
      • Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Word oder Excel werden nun gestartet, die Adressdaten inklusive Betreff werden ausgefüllt
      • Vervollständigen Sie das Schreiben
  6. Ordnen Sie das Schreiben evtl. einem Projekt zu
  7. Klicken Sie auf ‚Speichern‘. Das Dokument (E-Mail, Word, Excel) wird automatisch ins Archiv aufgenommen.

Mithilfe des Office-Managers kommen Sie dadurch auf einfache und schnelle Weise zu einem Ausgangsdokument, welches auch noch automatisch archiviert wird.

Seriendokumente

Seriendokumente im SIS-KEOPS Office-Manager

Seriendokumente können in SIS-KEOPS einfach mit dem Serienbriefassistenten verfasst werden. Dabei handelt es sich um einen sogenannten „Wizard“, einem Assistenten, der Bild für Bild zu entsprechenden Eingaben auffordert.

Derselbe Komfort steht auch für Serienmails zur Verfügung. Dadurch können sowohl Briefe, als auch Mails an bestimmte Zuständigkeitsgruppen von Personen versandt werden. Auch die Möglichkeit, mehrere Briefe/Mails an mehrere Personen derselben Zuständigkeitsgruppe derselben Adresse zu schicken, ist gegeben.

E-Mail

Im Office Manager von SIS-KEOPS wird kein fremdes E-Mail-Programm verwendet, sondern ein eigens integrierter E-Mail-Client.

E-Mail im SIS-KEOPS Office-Manager
  • für fremde Mailprogramme ist selbst mit aufwendiger Fernsteuerung bei weitem nicht derselbe Komfort erreichbar
  • Mit einem Fremdprogramm ist es nicht möglich, Mails automatisch ins Archiv zu übernehmen
  • Fremdprogramme unterliegen einem anderen Entwicklungszyklus als die eigenen
  • Das Handling zum Einrichten der Office-Manager-Suite ist komplizierter, wenn Fremdprogramme berücksichtigt werden müssen
  • Die Benutzeroberflächen und Bedienweisen sind unterschiedlich

Mit dem Mailversand des Office-Managers können E-Mails komfortabel, vielseitig und schnell versendet werden. Die Mails können dabei den individuellen Bedürfnissen angepasst werden (Formatierung, Tabellen, zippen von Anlagen, Integration von Textvorlagen, Anpassung an Corporate Identity etc.)

Durch die hier beschriebenen Features des SIS-KEOPS Officemanagers kann die interne sowie externe Kommunikation in Ihrem Unternehmen weiter optimiert werden.

Wir lassen Ihnen natürlich gerne nähere Informationen und konkrete Angebote zu diesem Modul zukommen, melden Sie sich dazu einfach hier.

(© Bilder: SIS Informatik GmbH & Pixabay)

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