Knowledge Base

Knowledge Base - SIS-KEOPS

Genau betrachtet ist der SIS-KEOPS Office-Manager selbst eine große Knowledge Base: Alle Informationen sind auf verschiedenen Wegen abrufbar. Nur dient der Office-Manager nicht der reinen Verwaltung von Wissen, sondern ein großer Teil dieses Wissens wird mit der täglichen Arbeit sozusagen en passant erstellt.

Sie können das Programm jedoch gezielt als Knowledge Base einsetzen, indem Sie die entprechenden Themengliederungen erstellen, wo dann zusätzliche Informationen abgelegt werden können. Diese Informationen sind vielschichtig: Scans aus Zeitschriften, Verträge, jede andere Art von Dokumenten, ja sogar Internet-Links können verwaltet werden

Da der Office-Manager der Anforerung einer Konwledge Base entspricht und in vorbildlicher Weise alle nur erdenklichen Informationen im Zusammenhang mit Ihrem Unternehmen gesammelt und gegleidert werden können, ist es umso bedeutender, die gespeicherten Informationen auch auf einfache Art und Weise abrufen zu können. Dies ermöglichet die Recherche im Office-Manager.

Für die Aufgabe der Recherche gibt es mehre Instrumente, die alle nach dem selben Prinzip arbeiten:

Sie erhalten eine Liste der Informationen nach einem Gesichtspunkt, den Sie wählen. Diese Daten können Sie dann im Detail betrachten, wodurch Sie folgendes erfahren:

Recherche
  • Von wem und von wann stammen die Daten
  • An wen waren die Daten ursprünglich gerichtet
  • Wenn es sich um eine Aufgabe handelt: Welchen Status weist die Aufgabe auf (neu, Empfänger hat sie gesehen oder übernommen oder delegiert oder erledigt)
  • Gibt es Anlagen (beliebige und beliebig viele Windows-übliche Dateien: Bilder, gescannte Dokumente, Word- und Excel-Dokumente, CAD-Pläne, Powerpoint-Präsentationen usw.)

Die Informationen selbst können, wie gesagt, verschiedenster Natur sein: Telefon- oder Gesprächsnotiz, Angebot oder Rechnung, Vertrag oder sonstige Vereinbarung, Termin oder Aufgabe, Foto, Plan, Kalkulation, E-Mail und sonstigen Schriftverkehr, Internet-Link usw.

Die Zugriffswege

Es gibt nun mehrere Kanäle, wie Sie an die Informationen herankommen:

  • Der Adress-Explorer
    Dieses Instrument liefert iIhnen alle Informationen zu einer Adresse, wahlweise chronologisch oder nach Themen gegliedert (siehe Bild oben).
  • Der Themen-Explorer
    Er liefert die Daten nach Themen gegliedert, die wiederum ihre Unternehmens-Struktur wiederspiegeln. So sehen Sie etwa alle Aus- oder Eingangsrechnungen, alle Verträge zu einem bestimmten Thema, alles zu ihrer Telefonanlage oder der EDV, Web-Sites, die sich mit dem Thema ‚Suchen‘ beschäftigen (also firmenweite Internet-Bookmarks) und so weiter.
  • Der Projekt-Explorer
    Er zeigt alle Informationen zu einem Projekt. Auf einen Blick sehen Sie, welche Lieferanten beteiligt waren oder z.B. bei einem Maklerobjekt, welche Mieter, welcher Schriftverkehr zu dem Schadensfalls-Projekt stattfand, welche Kosten zu einem Geräteprojekt angefallen sind oder wer ein Serienschreiben im Rahmen einer Marketingaktion bekam.
  • Die Recherche
    Hierbei handelt es sich um ein Instrument, mit dem Sie alle Archivdaten nach beliebigen Gesichtspunkten zusammensuchen lassen können. Alle Adressen, bei denen der Suchbegriff gefunden wird, sowie sämtliche Archivdaten werden dabei angeboten.
  • Die Stichwortsuche
    Die automatische Beschlagwortung aller Archivdaten wird in einer Stichwortdatenbank gesammelt. Da es sich um eine indizierte Datenbank handelt, erhalten Sie Auskünfte zu Begriffen in Bruchteilen von Sekunden.

Profitieren auch Sie von diese zahlreichen Features des Office-Managers, und nutzen auch Sie ihn als Ihre Knowledge Base.

Wir lassen Ihnen natürlich gerne nähere Informationen oder konkrete Angebote zu diesem Modul zukommen, melden Sie sich dazu einfach hier.

(© Bilder: SIS Informatik GmbH & Pixabay)

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